ماتریس RACI در توسعه منابع انسانی

آیا با چالش‌هایی در نقش‌های نامشخص پروژه منابع انسانی خود مواجه هستید که بر بودجه، جذب و استخدام کارکنان جدید و نحوه ارتباط مؤثر بخش شما با کارمندان و ذینفعان تأثیر می‌گذارد؟

استفاده از ماتریس RACI به متخصصان منابع انسانی کمک می کند تا پروژه های حیاتی منابع انسانی را ساده کرده و به نتایج بهتری دست یابند. در این مقاله دکتر سامان خردمند مهر این ماتریس مهم را به صورت عملی برای شما بازگو کرده اند.

ماتریس RACI چیست؟

ماتریس RACI که به عنوان نمودار RACI یا مدل RACI نیز شناخته می‌شود، یک ابزار مدیریت پروژه پرکاربرد است که به وضوح نقش‌ها و مسئولیت‌ها، وظایف، تحویل‌پذیری‌ها و نقاط عطف افراد و گروه‌های مختلف درگیر در یک پروژه را تعریف و به اشتراک می‌گذارد. RACI مخفف عبارت Responsible, Accountable, Consulted, and Informed است. این حروف برای طبقه بندی مسئولیت های اعضای تیم پروژه در نمودار یا صفحه گسترده استفاده می شود.

هدف ماتریس RACI این است که اطمینان حاصل شود که همه ذینفعان در یک پروژه با هم در جهت اهداف یکسانی کار می کنند، منابع به طور موثر استفاده می شوند و ضرب الاجل های پروژه رعایت می شود. با از بین بردن سردرگمی و عدم ارتباط، پروژه را در مسیر خود نگه می دارد. هنگامی که به درستی استفاده شود، نقش همه را روشن می کند و می تواند به جلوگیری از اتلاف وقت برای کارهایی که خارج از مسئولیت آنها است کمک کند.

برای دستیابی به این هدف، یک ماتریس RACI به وضوح نقش ها و مسئولیت های افراد و گروه های مختلف درگیر در یک پروژه را با استفاده از حروف R، A، C و I تعریف می کند و ارتباط برقرار می کند. این ماتریس به ویژه برای پروژه های بزرگ و پیچیده که شامل چندین ذینفع و متقابل است مفید است. ن

شما به عنوان یک متخصص منابع انسانی، می توانید با تکمیل ساده یک ماتریس RACI قبل از شروع پروژه، سرعت مدیریت و تکمیل پروژه ها را در شرکت خود به سرعت و به طور موثر افزایش دهید.

منشاء مدل RACI

ماتریس RACI (همچنین به عنوان ماتریس انتساب مسئولیت شناخته می شود) برای مدت بسیار طولانی وجود داشته است و تعیین منشاء دقیق آن را دشوار می کند. چارچوب RACI در طول سال ها توسط افراد و شرکت ها بیشتر تکامل یافته و به تصویب رسید.

به عنوان مثال، ادموند اف. شیهان، که به خاطر کارش بر روی ساختار سازمانی و سیستم های مدیریتی شهرت دارد، اغلب به منشأ مدل RACI نسبت داده می شود. یکی دیگر از منشأهای رایج ماتریس RACI، شرکت DuPont، یک شرکت آمریکایی است. DuPont از ماتریسی به نام “Responsibility Assignment Matrix” برای تعریف نقش ها و مسئولیت ها در سازمان خود استفاده کرد.

منشا احتمالی دیگر شرکت مشاوره فناوری اطلاعات E&Y (Ernst & Young) است که از مدل مشابهی به نام ماتریس RASCI در دهه 1970 استفاده کرد. RASCI مخفف عبارت Responsible, Accountable, Supportive, Consulted, and Informed است.

مطالعه کنید: منتورینگ تیم‌ های دورکار و چالش‌های آن { 6 راه مقابله موثر }

ماتریس RACI برای چه مواردی استفاده می شود؟

سازماندهی تیم موثر برای موفقیت هر پروژه بزرگ منابع انسانی بسیار مهم است. به عنوان مثال، اگر یک تیم منابع انسانی مسئول برنامه ریزی یک رویداد تیم سازی باشد، چه کسی مسئول تعیین اهداف اصلی رویداد است؟ چه کسی تصمیم خواهد گرفت که رویداد کجا برگزار شود، چه اتفاقی در روز می افتد و چه تامین کنندگان مورد نیاز است؟ چه کسی هر کار را اجرا خواهد کرد؟

چه کسی هر کار را برای اطمینان از اینکه به درستی انجام می شود مدیریت می کند؟ منابع انسانی همچنین به طور منحصربه‌فردی برای کار با بخش‌های مختلف و در میان بخش‌های مختلف قرار دارد، که می‌تواند به راحتی در مورد اینکه چه کسی مسئول و مسئول اجرای وظایف و تصمیم‌گیری است، سردرگمی ایجاد کند.

هنگامی که هر یک از اعضای تیم درک روشنی از نقش و مسئولیت های خود داشته باشد، پروژه به احتمال زیاد به طور کارآمد و مؤثر تکمیل می شود. برعکس، زمانی که اعضای تیم نقش‌ها و مسئولیت‌های نامشخصی دارند، پروژه ممکن است با تأخیر مواجه شود یا حتی به اهداف خود نرسد.

با در دست داشتن یک ماتریس تکمیل شده RACI، تیم پروژه HR می‌تواند بهتر با هم کار کند، به خصوص اگر بخش‌های دیگر درگیر باشند و نقش‌ها نیاز به ساده‌سازی داشته باشند.

زمانی که HR باید از ماتریس RACI استفاده کند

نمودار RACI می‌تواند برای بسیاری از پروژه‌ها مفید باشد، اما به ویژه زمانی مفید است که وظایف شامل چندین منبع باشد، به طور همزمان اجرا شوند یا به وظایف دیگر وابسته باشند. چند نمونه از زمانی که ماتریس RACI می تواند مفید باشد عبارتند از:

• موارد قابل تحویل در مقیاس بزرگ یا واضح وجود دارد، مانند آموزش DEIB در سراسر شرکت که شامل همه بخش ها و چندین ذینفع است.
• یک فرآیند طولانی تصمیم گیری یا تایید می تواند پروژه را به تاخیر بیاندازد، مانند اجرای یک سیستم مدیریت عملکرد جدید
• تعارض در مورد مالکیت وظیفه یا تصمیم گیری وجود دارد، برای مثال اگر آیین نامه رفتار شرکت نیاز به تجدید نظر داشته باشد.
• توزیع نابرابر حجم کار پروژه یک نگرانی است، به ویژه زمانی که منابع انسانی با چندین بخش کار می کند
• شما در یک صنعت بسیار تنظیم شده فعالیت می کنید، مانند تکمیل آموزش برای رعایت مقررات انطباق
• این پروژه چندین بخش را در بر می گیرد
• گردش تیم بالاست و نیاز به کوئیک وجود دارد پیوستن اعضای جدید به نقش های خاص.

زمانی که منابع انسانی نباید از نمودار RACI استفاده کند

شما به عنوان یک متخصص منابع انسانی، بینش کل شرکت را نسبت به کارمندان دارید و می دانید که همه تیم ها و پروژه ها به یک اندازه ایجاد نمی شوند.

RACI را رد کنید اگر:

• تیم واقعاً خوب ارتباط برقرار می کند
• همه افراد در رأس کار خود باقی می مانند
• • پروژه به اندازه کافی کوچک است که طی مراحل ذکر شده در الگوی ماتریس RACI، به عنوان مثال، طراحی یک صفحه شغلی، که ممکن است فقط شامل دو بخش با ذینفعان کمتری برای تأییدیه ها باشد، اتلاف وقت باشد.
• تیم پروژه از یک فریم ورک Agile مانند Scrum استفاده می کند.

مزایای ماتریس RACI

مزایای استفاده از نمودار RACI عبارتند از:

1. شفافیت: به وضوح مشخص می کند که چه کسی مسئول چه وظایف و تصمیماتی است و باعث کاهش سردرگمی و سوء تفاهم می شود.

2. مسئولیت پذیری: مسئولیت را برای وظایف و تصمیمات خاص تعیین می کند و باعث می شود افراد در قبال اعمالشان پاسخگو باشند.

3-ارتباطات بهبودیافته: ارتباط را با شناسایی واضح افرادی که نیاز به مشورت دارند و در مورد وظایف و تصمیمات خاص نیاز دارند، تسهیل می کند.

4. تصمیم گیری بهتر: کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که افراد مناسب در تصمیم گیری ها مشارکت دارند و منجر به نتایج بهتر می شود.

5. افزایش کارایی: می تواند با شناسایی و حذف مراحل غیرضروری یا تلاش های تکراری به ساده سازی فرآیندها کمک کند.

6. هماهنگی بهتر: به هماهنگی کار تیم ها و افراد مختلف کمک می کند و خطر تاخیر یا مهلت های از دست رفته را کاهش می دهد.

نکته حرفه ای HR

چارچوب RACI یک ابزار مفید برای مدیریت روابط و مسئولیت ها در طول یک پروژه است. برای پروژه های بزرگ، طیف وسیعی از ذینفعان، از جمله تنظیم کننده های دولتی، مدیران شرکت ها و سرمایه گذاران ممکن است درگیر شوند. تعریف واضح و به اشتراک گذاشتن مسئولیت‌های آنها از همان ابتدا می‌تواند به جلوگیری از اشتباهات و ارتباطات نادرست کمک کند که می‌تواند زمان و هزینه داشته باشد. علاوه بر این، به تلاش‌های کلی مشارکت ذینفعان کمک خواهد کرد.

مطالعه کنید: منتورینگ چطور به رشد اقتصادی شما کمک می‌کند؟

معایب ماتریس RACI

در حالی که نمودارهای RACI می توانند ابزار مفیدی برای روشن کردن نقش ها و مسئولیت ها باشند، برخی از اشکالات بالقوه نیز وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند:

1. زمان بر بودن: ایجاد نمودار RACI می تواند فرآیندی زمان بر باشد، به ویژه برای پروژه ها یا سازمان های بزرگتر یا پیچیده تر.

2. غیر قابل انعطاف: هنگامی که یک ماتریس RACI ایجاد می شود، ایجاد تغییرات می تواند دشوار باشد، به خصوص اگر نقش ها و مسئولیت ها قبلاً ایجاد شده باشند.

3. بیش از حد محدود کننده: در برخی موارد، مدل RACI می تواند بیش از حد محدود کننده باشد و اعضای تیم را از پذیرش مسئولیت های اضافی یا تصمیم گیری خارج از نقش های تعیین شده خود باز دارد.

4. عدم خرید: اگر اعضای تیم در ایجاد نمودار RACI دخالت نداشته باشند، ممکن است کمتر به نقش ها و مسئولیت های محول شده بپردازند.

5. چارچوب محدود: یک ماتریس RACI ممکن است فقط بر جنبه های خاصی از یک پروژه یا سازمان تمرکز کند و کل محدوده پروژه را در نظر نگیرد.

6. پیچیدگی: برای پروژه های بزرگ و پیچیده، ترسیم تمام وابستگی ها و خطرات بالقوه ممکن است دشوار باشد، که منجر به ساده سازی بیش از حد نمودار می شود.

آگاهی از این ایرادات احتمالی و استفاده از نمودار RACI به گونه ای که برای پروژه یا سازمان خاص مناسب باشد، مهم است.

نمودار RACI

ماتریس RACI باید یک سند ساده برای استفاده باشد که تصویری فوری از پروژه و نقش‌ها و مسئولیت‌های هر فرد درگیر ارائه دهد.

در این مثال، نقش ها و مسئولیت های مربوط به اجرای یک سیستم مدیریت عملکرد جدید ترسیم شده است. توجه داشته باشید که این یک سند سطح بالا است که وظیفه، قابل تحویل، و اینکه چه کسی مسئول، پاسخگو است، مشورت خواهد کرد یا نیاز به اطلاع دارد را مشخص می کند. این یک نقشه راه پروژه نیست.

4 مرحله ایجاد ماتریس RACI

به طور خلاصه، هدف یک ماتریس RACI این است که اطمینان حاصل شود که شما به طور مشخص مشخص می کنید که چه کسی یک کار خاص را تکمیل می کند، بررسی می کند، مشاوره می گیرد و امضا می کند.

برای ساخت نمودار RACI، این 4 مرحله را دنبال کنید:

مرحله 1: فهرست وظایف پروژه و موارد قابل تحویل

فهرستی از تمام وظایف، نقاط قوت و تصمیماتی که باید برای پروژه خود تکمیل شوند، ایجاد کنید.

این کار را انجام دهید:

• وظایف را بر اساس فاز پروژه سازماندهی کنید تا ماتریس RACI به راحتی خوانده و اسکن شود.
• اگر ترجیح می دهید، می توانید فقط یک لیست بزرگ از کارها را بدون طبقه بندی آنها در فاز ایجاد کنید.

مرحله 2: اعضای تیم و نقش های پروژه را فهرست کنید

نام یا عناوین شغلی/نقش همه اعضای تیم، ذینفعان و کارشناسان موضوعی درگیر در پروژه را اضافه کنید.

این کار را انجام دهید:

• اعضای تیمی را که مستقیماً روی پروژه کار نمی کنند، اما ممکن است نیاز به مشورت، مدیریت یا در نهایت تصمیم گیری کلیدی داشته باشند، بگنجانید.
• سطر 1 به عنوان سرصفحه ستون برای ماتریس RACI عمل می کند.
• برای سهولت درک نمودار برای دیگران، توصیه می شود اگر با نام همه آشنا نیستید، از عناوین شغلی یا نقش ها به جای نام استفاده کنید، به خصوص اگر پروژه بزرگی است.

مرحله 3: مسئولیت های RACI را برای هر کار اختصاص دهید

R، A، C و I را به هر ta اختصاص دهید sk در ستون A فهرست شده است. با شروع از اولین کار، در سراسر ماتریس به سمت راست حرکت کنید و تصمیم بگیرید که چه کسی مسئول (R) برای اجرای کار خواهد بود، پاسخگو (A) برای اطمینان از انجام درست و به موقع کار، با مشورت ( ج) برای کمک یا مشاوره، و (I) را در مورد پیشرفت مطلع کرد.

به یاد داشته باشید، شخصی که به عنوان R تعیین شده است، کار را انجام می دهد، در حالی که A مسئول نظارت بر آن است، C ورودی و مشاوره ارائه می دهد، و من به روز رسانی ها را دریافت می کنم اما بازخوردی را به R یا A ارائه نمی دهم.

مطالعه کنید: رهبر تیم و 7 نقش و مسئولیت آن

این کار را انجام دهید:

• در هر کار فقط یک مسئول و یک فرد پاسخگو باید وجود داشته باشد
• هدف ماتریس RACI جلوگیری از سردرگمی است، نه اضافه کردن به آن، بنابراین همه چیز را واضح و ساده نگه دارید
• تشویق ارتباطات و اطمینان از اینکه همه ذینفعان در هر زمان از آنچه در پروژه اتفاق می افتد مطلع هستند

• مرحله 4: سند را به اشتراک بگذارید

• هنگامی که نمودار RACI تکمیل شد، بسیار مهم است که آن را با تمام اعضای تیم پروژه به اشتراک بگذارید. این تضمین می کند که همه نقش و مسئولیت های خاص خود را در طول پروژه درک می کنند، که اثربخشی ماتریس RACI را به حداکثر می رساند.

بایدها و نبایدها هنگام استفاده از ماتریس RACI

شما به عنوان یک متخصص منابع انسانی، مراقب موارد زیر باشید:

• • تنها یک سطح مسئولیت برای هر گروه قابل تحویل یا فعالیت اختصاص دهید.
• • قبل از تخصیص مسئولیت های فردی، محصولات و گروه های فعالیت را ترسیم کنید.
• • به جای وظایف عمومی یا اداری مانند جلسات تیم یا گزارش وضعیت، بر وظایف، نقاط عطف و تصمیمات پروژه خاص تمرکز کنید.
• • رویکرد را در بخش ها و مکان ها استاندارد کنید تا همه در یک صفحه باشند.
• • برای جلوگیری از سردرگمی در مورد جزئیات و ضرب الاجل ها، اطمینان حاصل کنید که وظایف ذکر شده در نمودار RACI شما با برنامه پروژه شما همسو هستند.
• • ماتریس RACI را به طور مداوم به روز کنید و تجدید نظر کنید تا آنچه را که در پروژه اتفاق می افتد منعکس کند.
• • از فضای سفید بترسید – بلوک هایی وجود خواهند داشت که I یا C ندارند.
• • از دادن مسئولیت ها به کارکنان کمتر ارشد بترسید – کارکنان سطح ارشد باید نقش پاسخگو و نظارت بر پروژه ها را داشته باشند. وقتی آنها در نقش مسئول باشند، ممکن است در نهایت به یک گلوگاه تبدیل شوند